Projektmanagement

Projektplanung: Was wir vom BER lernen können

24. Februar 2020
  • Lesezeit 4 min.

Was wir vom BER lernen können

BER – wer kennt nicht diese drei Buchstaben, die seit Jahren Steilvorlagen für Kabarett und Comedy liefern und zuverlässig für zumeist hämische Lacher sorgen? Der Bau des Berliner Flughafens, ist ein Paradebeispiel für verunglücktes Projektmanagement. Leider ist dieses Großprojekt kein Einzelfall. Bei mehr als einem Drittel aller Projekte laufen Zeit- und Kostenpläne aus dem Ruder.

Der schmale Grat zwischen Struktur und Chaos

Dabei kann Projektmanagement so einfach sein. Es kann aber auch kompliziert sein. Genau deshalb liebe ich Projektmanagement – dieser schmale Grat zwischen Struktur und Chaos.

„Zeige mir, wie Dein Projekt geplant ist und ich sage Dir, wie es endet“, diese Ansage habe ich während meiner Ausbildung zur Projektmanagement-Fachfrau zum ersten Mal gehört. Damals konnte ich damit noch nicht allzu viel anfangen. Aber zurück in der Praxis, kam mir der Ausspruch immer öfter in den Sinn.

Ein typisches Beispiel aus dem Projektalltag

Jemand hat eine tolle Projektidee. Der Projektleiter ist schnell bestimmt und soll sofort loslegen. Bloß keine Zeit verlieren! Voller Tatendrang stürzen sich alle Beteiligten in verschiedene Aktivitäten. Nur keine Zeit fürs Planen verlieren, wir haben doch die Idee im Kopf und wollen ins Doing kommen… Leider sind solchermaßen euphorisch gestartete Projekte häufig mit frustrierenden Konsequenzen verbunden, die schließlich zum Scheitern führen. Einer Studie aus dem Jahr 2015 zufolge, scheitert  jedes sechste Projekt. Befragt nach den Gründen gaben 72 Prozent der Befragten an, die Projektplanung sei unzureichend oder unrealistisch gewesen.

Erst denken, dann machen

Also, warum nicht zunächst denken, eine Detailplanung erstellen und dann handeln? Das wichtigste aber ist, nicht zu übersteuern und die Methoden und Werkzeuge an die Komplexität oder auch Einfachheit des Projekts anzupassen. Welche Gedanken gehen Ihnen bei Projektplanung durch den Kopf? Riesige, komplizierte Listen, die ständig geändert werden müssen? Oder das Herz meines Projektmanagements? Ich sehe die Projektplanung als entscheidenden Erfolgsfaktor im Projektmanagement – vorausgesetzt, ich wähle das richtige Maß – sprich, die individuell für mein Projekt passenden Methoden und Werkzeuge.

Aus Groß mach klein

Um das große Ganze in kleine, überschaubare Abschnitte zu unterteilen und Meilensteine festzulegen, wird das Projekt in Phasen untergliedert. Der erste Schritt ist eine Grobplanung in der Definitionsphase. Hier wird ein erster grober Rahmen für das Projekt vorgegeben, der hilft, die Aufwände schon besser einschätzen zu können.

Abbildung: Projektmanagement-Phase nach DIN 69901:2009

Grafik Projektmanagement Phasen

Quelle: GPM Gessler, Michael: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3): Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Competence Baseline Version 3.0, 8. Auflage, 2016

In der darauffolgenden Planungsphase planen wir den Ablauf der Aufgaben und daraus resultierend Termine, Ressourcen und Kapazitäten sowie Kosten und Erträge. Warum alles so detailliert planen? Sind nicht bereits mit den Meilensteinen schon Termine bestimmt und mit den Projektphasen die Aufgaben klar? Die Aufwände und Ressourcen leiten sich daraus doch automatisch ab? Möglich, dass das manchmal funktioniert. Doch werfen wir mal einen Blick auf die Praxis: Projektmanagement, das mit einer Grobplanung auszukommen versucht und Projektmanagement mit Grob- und Detailplanung.

Was zeigte die Praxis?

Mein Team hatte durchschnittlich weit über hundert Projekte zu betreuen. Daher war es unser Ziel, effizient zu arbeiten und mit möglichst geringem Aufwand den größtmöglichen Erfolg zu erzielen. Die Idee, sich die aufwändige Detailplanung zu sparen, lag quasi auf der Hand. Doch in der Steuerungsphase sorgten unsere nur grob geplanten Projekte immer wieder für unangenehme Überraschungen. So haben wir gelernt, wie lohnend es ist, Zeit und Gehirnschmalz in die Detailplanung zu investieren: Alle Projektbeteiligten hatten stets den klaren Überblick, was bis wann zu erledigen war. Die sonst üblichen Überraschungen im Projektverlauf waren vorab durchdacht, so dass entsprechend gegengesteuert werden konnte. Es entstand eine Transparenz, die mitunter auch unangenehme Themen aufdeckte. Genau damit aber war es möglich, frühzeitig Maßnahmen einzuleiten und das Projekt proaktiv zu steuern, anstatt zu reagieren. Fazit: Grobplanung kann nur der Anfang sein, die Detailplanung ist unverzichtbar.

Auf den Umfang kommt es an!

Nicht jedes Projekt gleicht dem anderen. Dennoch sollten die Ergebnisse vergleichbar sein, um daraus für Folgeprojekte zu lernen. Es muss aber nicht immer die anspruchsvolle Planung mit MS Project oder einem anderen Projektmanagement-Tool sein. Manchmal reicht auch Excel aus. Und: Nicht jedem Projekt lassen sich die standardisierten Vorgaben aus dem Projektmanagement-Handbuch einfach überstülpen. In der Praxis ist Anpassungsfähigkeit gefragt. Der Planungsaufwand muss dem Projektumfang entsprechen. Eine Einteilung in die Kategorien geringe Komplexität, mittlere Komplexität und hohe Komplexität kann hilfreich sein. Die Werkzeuge für alle Projekte bleiben identisch, um die Vergleichbarkeit zu gewährleisten, aber der Bearbeitungsgrad je Projektkategorie ändert sich. So fällt beispielsweise die Terminplanung für ein komplexes Projekt wesentlich umfangreicher und detaillierter aus als die für ein Projekt mit geringer Komplexität.

Wie wäre es mit dem Bau eines Bahnhofs?

Wenn Sie jetzt auf den Geschmack gekommen sind und Projektplanung live ausprobieren wollen, dann melden Sie sich zum Planspiel „Projektmanagement im Alltag“ an. Am Projektbeispiel „Bau eines Bahnhofgebäudes“ erwarten Sie zahlreiche Praxistipps, Vorlagen und Checklisten, die Sie bei Ihrem nächsten Projekt direkt einsetzen können.

Die beste Projektplanung des klassischen Projektmanagements hilft uns jedoch nicht weiter, wenn wir uns in einem dynamischen Projektumfeld bewegen. So etwa, wenn zu Beginn Produktanforderungen noch nicht klar definiert werden können. Für solche Projekte ist das agile Projektmanagement ein erfolgversprechenderer Weg. Dazu mehr in den nächsten Beiträgen. Bleiben Sie am Ball!

Bis dahin eine gute Zeit

Melanie Brandes